如何提出RFP找到適合的系統廠商(一)

想要找到好的系統委外廠商，製作RFP是一項很重要的工作。何謂RFP(Request For Proposal)，簡單來講就是需求的一方根據自己的需求要求提供服務的一方提案的「提案要求書」。讀者當中應該有人有撰寫或者看過RFP的經驗，應該了解到提出明確的RFP，找到好的而且適當的廠商，不是一件很容易的事。有些企業已經有固定格式的RFP，尤其是建築、工程業已相當成熟的標準格式和程序。不過在IT業界，應該尚未有標準的RFP。

提出RFP之後，最後會針對廠商提出的提案內容進行評選。不過常常會發生買方寫了一大堆需求，賣方也針對需求提案了一大堆，卻很難評選的情形。難以評選的原因，除了RFP的內容有問題之外，RFP的作業流程也有問題。為了避免此種情形發生，基本上必須明確傳達①想要做甚麼、②有多少預算、③時程有多久，以及④廠商需要提出哪些資料。必要時撥些經費給提案的廠商，讓廠商能夠針對RFP的內容製作提案書，不是拿現有的資料充數。

「系統委外」步驟之一

製作RFP為「系統委外」的步驟之一，「系統委外」的作業流程主要分①前置作業，②製作RFP，③提案書的評選和決定，④訂立契約等4個步驟。

①前置作業

較複雜的系統。通常掌握經營、業務、系統相關課題，使用者的需求，同業先進的事例以及技術動向等。

調查目前貴公司現有業務流程以及系統的使用現狀。此步驟為擬定IT策略前，最重要的前置作業，不僅可以讓經營管理層、專案相關成員了解到貴公司目前的體質如何?潛伏哪些課題?以及實際的需求為何?也可以藉此達到情報共享，讓接下的作業能夠有相當共識下，擬定出適切的新IT策略。執行的過程或完成之後，也可很容易和現狀做比較，衡量出定性或定量的效果。

現狀調查所需時間約1-2月，實際所需時間依調查內容多寡調整。事前確認完成後，會提出現行作業流程、課題一覽表、現行系統、網路構成等。根據敝公司的經驗，某些公司已存有類似這些資料，但是多半未公開，未被更新，而且只有少數人掌握，因此還是須由本公司專業顧問人員，重新確認和製作。

思考如何實現經營層的方針/策略，以及解決前一步驟整理出的經營/業務/系統等課題，描繪出業務、系統的TO-BE(未來理想像)Model。

To-Be構思支援所需時間約1個月，實際所需時間依內容多寡調整。此階段的To-Be(未來理想像)Model主要是讓經營階層了解的概念性資料。

檢視To-Be(未來理想像)和現狀實際是否有差異(GAP)。發生極大的差異時，未來無論是業務或者是系統的改革弧度會較大，所需的時間和成本亦會較高，因此此階段須要經營管理層的決策。

事前確認所需時間約2-4週，實際所需時間依差異的多寡調整。差異分析完成後，針對經營管理層實施中間報告，確認專案範圍後，方可開始進入PH2。

製作未來理想(To-Be)的業務流程。業務流程的改變革新，不僅是會影響到流程改變而已，公司的組織、系統的架構(網路、H/W、S/W、DB等)都會受到影響，因此在製作流程的同時，也必須重新檢討影響的層面如何以及隨時發現新的課題。

製作流程所需時間約1-2個月，實際所需時間依流程多寡調整。整理流程制定完成之後，進入系統企劃階段。

檢討新系統所要採用的情報技術。新系統導入後，會維持多年的時間，很難去做改變。因此必須藉由新系統導入的Timming，檢討新的情報技術(網路、H/W、S/W、DB等)。

檢討新系統所需時間約約2~4週，實際所需時間依檢討內容多寡調整。決定採用何種新的情到技術之後，進入系統企劃階段。

製作系統開始設計、開發前的企劃書。此步驟為，進入系統設計前的最後確認。主要彙整上述的流程所產生出的資料，並加入未來整體專案的體制、時程、預算等，製作成系統企劃書，向經營管理層報告說明。

系統企劃書的製作所需時間約1個月，實際所需時間依內容多寡調整。系統企劃書經過確認後，進行下一步驟，遴選適合系統開發廠商。

針對委外的系統廠商，提出RFP(提案請求書)。主要將自己的要求，很明確向廠商說明，避免之後發生問題。內容包括整體系統的概要、提案的程序和內容、契約條件、系統的範圍和需求、專案進行方式、系統完成後的維護等。

從製作RFP提交給參與的系統廠商到評選系統廠商的提案為止，所需時間約1~2月，實際所需時間依內容多寡調整。最後經過系統廠商評選的結果，選取適合的廠商。

②製作RFP

根據前置作業所取得的相關資訊，明確的將①想要做甚麼、②有多少預算、③時程有多久，以及④廠商需要提出哪些資料等資訊放進RFP內。之後會針對此部分做較詳細的解說。

③提案書的評選

針對廠商的提案書的內容進行評選。除了評斷是否符合RFP的需求外，廠商的對應態度、體制、提案書的品質、技術能力、風險管理等也應列入評選的項目。還有考量成本時，系統導入後的維護以及系統營運成本等也必須一併檢討。

④訂立契約

將採用廠商提案的內容，反映到實際的契約上。通常在此階段會出現彼此認知的差異發生，必須注意，否則有可能功虧一匱。

接下來的章節，針對②製作RFP、③提案書的評選等加以詳細說明。

引用自:http://www.chou-it.com/info/sys/plan/rfp.html